Implementasi ERP
Seleksi vendor yang sukses dalam
mengimplementasikan dan mempunyai namyak pengalaman dan ahli dalam bidangnya
ERP Dari hasil pembahasan diperoleh empat faktor kunci kesuksesan implementasi
ERP yaitu :
1.
Bisnis proses yang
mendukung,
2.
Manajemen perubahan
yang baik,
3.
Komitmen manajemen
mulai dari level manajemen sampai user sistem
4.
Perubahan budaya
organisasi.
Enterprise Resource Planning, Manajemen
perubahan, Bisnis proses
- Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem terintegrasi yang mendukung aktivitas-aktivitas bisnis inti sebuah organisasi yang meliputi manufakturing, logistik, finansial, akutansi, penjualan, pemasaran, dan sumber daya maanusia. Sebuah sistem ERP akan membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi untuk berbagi data dan informasi, pengurangan biaya, dan perbaikan manajemen dari bisnis proses. Dengan keuntungan-keuntungan yang ditawarkan sistem tersebut, banyak perusahaan yang tergiur untuk mengimplementasikan.
- Stratman dalam Aladwani (2001) menyatakan dibalik keuntungan-keuntungan tersebut, banyak juga sistem ERP yang mengalami kegagalan pada saat implementasi.
- Santoso (2003) menyatakan bahwa rata-rata kegagalan implementasi software ERP, SCM dan CRM didunia berdasarkan hasil survey adalah 50% sampai 70%. Dalam banyak tulisan, angka 70% dapat dikatakan ”standar” kegagalan yang dapat diterima bersama dalam proyek IT.
- Standish Group menyatakan
hanya 10% perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35% proyek dibatalkan
dan 55% mengalami keterlambatan.
Kondisi tersebut dialami juga oleh perusahaan di Indonesia, banyak yang bernasib sama dengan perusahaan di luar negeri yaitu mengalami kegagalan implementasi ERP setelah berinvestasi besar-besaran. Namun kegagalan tersebut jarang terungkap karena rata-rata perusahaan malu mengungkapkan detil kegagalan yang akan menurunkan citra perusahaan dan mengecewakan para konsumen dan shareholdersnya. - REVIEW LITERATUR Banyak
perusahaan yang ingin mengimplementasikan ERP hanya mendengar hal-hal
positif dari vendor, tetapi tidak memahami kesulitan-kesulitan yang
terjadi serta biaya yang dibutuhkan untuk implementasi selain biaya
software sehingga sering underestimated.
Organisasi perlu mengetahui perubahan-perubahan yang akan terjadi jika implementasi ERP akan dilakukan, diantaranya : - Banyak pekerjaan yang akan diotomasi sesudah implementasi sehingga mengurangi fleksibilitas dalam mengoperasikan sebuah bisnis.
- Kata Enterprise dalam ERP mengandung makna apa yang terjadi di satu area akan memiliki efek beriak pada area lain.
- Sistem ERP cenderung menggantikan sistem lama baik pada level taktis maupun manajemen. Segala sesuatu harus dijalankan secara konsisten yang berarti cara yang diterapkan dalam menjalankan sesuatu harus sama untuk semua area. Disamping itu perlakuan khusus yang akan dilakukan pada satu area tidak akan terwujud tanpa merubah konfigurasi sistem.
Hal-hal inilah yang
sering tidak dimengerti oleh sebuah perusahaan dan selanjutnya terjebak pada
saat mengimplementasikan.
Beberapa penyebab kegagalan implementasi ERP
adalah :
1.
Manajemen perubahan
dan training. Kesulitan terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang
dilakukan. Training yang melibatkan banyak modul harus dilaksanakan seawal
mungkin.
2.
To BPR* or not to BPR.
Perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses untuk menyesuaikan sistem
atau sebaliknya, dengan implikasi berupa biaya dan waktu untuk merubah sistem.
(* Business
Process Reengineering)
3.
Perencanaan yang
buruk. Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan
ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.
4.
Meremehkan keahlian
IT. Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.
5.
Manajemen proyek yang
buruk. Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan
konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan
kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.
6.
Percobaan-percobaan
teknologi. Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan,
menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.
7.
Rendahnya keterlibatan
Eksekutif. Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya
partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian
konflik-konflik.
8.
Meremehkan sumber
daya. Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan
dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang,
kustomisasi laporan dan biaya konsultan.
9.
Evaluasi software yang
tidak mencukupi.Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana
software ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli. Untuk mengatasi
tersebut ada dua cara yang disarankan oleh Turbit (2005) yaitu melakukan
perubahan budaya dan manajemen perubahan yang baik.
10.
Beberapa perubahan
budaya yang harus dilakukan organisasi diantaranya :
o Karyawan / user harus merubah fokus dari
pekerjaan milik saya menjadi pekerjaan keseluruhan organisasi.
o Perubahan budaya biasanya memerlukan waktu
beberapa waktu.
o Perubahan dari sistem lama yang mempunyai
fleksibilitas tinggi (misal dalam pengambilan keputusan) dan tidak menaruh
perhatian pada konsistensi menjadi sistem baru yang menaruh perhatian pada
konsistensi.
Sedangkan literatur-literatur yang membahas
mengenai manajemen perubahan dalam implementasi ERP juga sudah cukup banyak
diantaranya Aladwani (2001). Membuat sebuah kerangka konseptual dan model
untuk mengelola perubahan-perubahan dalam implementasi ERP.
Parr and Shanks (2000) mengatakan bahwa alasan
mengapa implementasi ERP gagal yaitu :
1.
Strategi operasi tidak
mendorong perencanaan dan pengembangan bisnis proses.
2.
Waktu implementasi
lebih lama dari yang diharapkan.
3.
Aktivitas persiapan
pra-implementasi tidak berjalan dengan baik.
4.
Orang tidak
dipersiapkan dengan baik untuk menerima dan mengoperasikan sistem baru.
5.
Biaya implementasi
lebih besar daripada yang diantisipasi.
6.
Komitmen manajemen
agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah
Software tersebut yang ”The Best”.
7.
Proses mapping
dilakukan karena bisnis proses curent dan to be. Tahap selanjutnya yang
dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap
pemilihan bisnis proses yang akan dipakai.
8.
Perubahan bisnis
proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur
organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang
berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
9.
Aplikasi ”Change
Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya
implementasi ERP.
Beberapa kendala yang
dihadapi dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :
1.
Teknis, Diantaranya masalah
bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display.
o Penggunaan Software ERP menuntut terminologi
istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dll yang
digunakan harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa
Inggris.
o Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh
pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy
dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk
membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model
display).
2.
Budaya, Implementasi ERP
yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus
dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software
tersebut (sebagai contoh selalu update data).
3.
Politik,
Kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT
sendiri dan dari luar departemen.
o Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya
akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum
penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat
aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen. Beberapa
karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya
kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.
o Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit
kerja yang sebenarnya bisa dihapus tidak dapat dilakukan.
o Keengganan user atau karyawan departemen lain
pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan”
terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa
data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT
selaku administrator.
Usaha-Usaha Mengatasi Kendala Implementasi
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan
1.
Implementasi Change
Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi
dalam implementasi ERP.
2.
Pendekatan dengan user
sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan
kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.
3.
Pengembangan Sistem
Recovery dalam Implementasi ERP.
Strategi-strategi yang dilakukan untuk
memastikan bahwa sistem ERP ini berjalan dengan baik serta informasi yang
diperoleh dapat dimanfaatkan kapanpun, diantaranya :
1.
Memiliki network untuk
PCP dengan banyak pilihan.
2.
Memilih server yang
handal, MIC dan Hard disk bersifat redundant sehingga kalau terjadi kegagalan
masih bisa berjalan.
3.
Melakukan ”Risk
Assesment” dengan memetakan titik-titik yang rawan jika terjadi disaster. d.
Melakukan Backup data dari server dengan menggunakan cold backup. Dengan cara
ini maka data dibackup setelah kurun waktu tertentu, tidak secara real time.
cold backup dengan pertimbangan diantaranya biaya implementasi dengan Hot
backup sangat mahal dan membutuhkan server yang lebih banyak (dua buah server).
4.
Meletakkan Backup site
di tempat yang cukup jauh dengan letak server. Hal ini terutama untuk
menghindari kejadian-kejadian yang tidak dapat diprediksikan seperti kebakaran,
jika lokasi backup dan server masih dekat maka tidak akan ada gunanya proses
backup dilaksanakan.
5.
Melakukan analisa
kelayakan untuk pembangunan Disaster Recovery Center (DRC).
6.
Memberikan alat
pengamanan di gedung, sebagai contoh dengan menyediakan alat pemadam kebakaran
disekitar ruang server.
Hasil-Hasil Setelah Implementasi ERP Dengan
implementasi yang telah dilaksanakan ada beberapa perbaikan yang diperoleh
diantaranya :
- Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan
- Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
- Meningkatkan keakuratan informasi.
Pembahasan Menurut Turbit (2005), salah satu
penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :
1.
Bisnis Proses. Dengan
menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses yang
dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat
memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah mempunyai
bisnis proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari sistem
ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan
sudah matang maka tidak banyak perubahan yang dilakukan.
2.
Dengan implementasi
ERP maka diperlukan perubahan-perubahan budaya organisasi terutama dikaitkan
dengan cara bekerja. Beberapa contoh perubahan yang ada diantaranya adalah
proses approval dari model hardcopy menjadi model display sehingga menuntut
manajer tidak gaptek dengan teknologi. Perubahan yang lain misalnya karyawan
dituntut terus menerus untuk mengupdate data karena informasinya diberikan oleh
sistem ini harus bersifat real time. Dengan berjalannya waktu ternyata semua
pihak dapat melakukan perubahan budaya organisasi sehingga user lebih siap
dalam mengoperasikan sistem yang baru.
KESIMPULAN
- Bisnis Proses yang matang. Syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.
- Manajemen Perubahan yang baik. Implementasi sistem ERP akan selalu diikuti dengan perubahan dalam perusahaan tersebut. Manajemen perubahan sangat diperlukan untuk memberikan pendidikan kepada user yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru.
- Pendidikan dan penjelasan yang perlu diberikan diantaranya mengenai alasan perusahaan tersebut perlu mengganti sistem, seberapa efektif sistem baru ini jika diimplementasikan dan masalah-masalah apa di sistem lama yang akan bisa diselesaikan dengan sistem baru tersebut.
- Komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user. Implementasi ERP dalam sebuah perusahaan akan membutuhkan waktu, tenaga dan pikiran yang banyak sehingga komitmen dari manajemen puncak sampai user yang akan bersentuhan langsung dengan sistem menjadi mutlak diperlukan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar